La nuova norma UNI EN ISO 9001:2015 adotta, in allineamento ad altre norme internazionali in virtù di una comune high level structure, anche una terminologia uniforme. E’ il caso della locuzione “informazione documentata” di cui al punto 7.5 della norma.
Nella vecchia versione della norma (2008) venivano espressamente indicati diversi tipi di documentazione (es. il manuale qualità, le procedure, le registrazioni documentali ecc.). Con la nuova norma tutto è incluso in informazione documentata, evidentemente con riferimento non solo a documenti scritti su supporto cartaceo, ma anche ad altri tipi di informazioni che si trovano su supporti diversi. Informazione documentata potrebbe essere una registrazione audio, un video, un’immagine, un’infografica, oltre naturalmente ad un testo o ad un altro contenuto digitale ecc.
Nella nuova norma in più punti è indicato di mantenere o di conservare informazioni documentate. Il significato è differente e rimanda a documenti rispettivamente a documenti di tipo ‘prescrittivo’ e a documenti di tipo ‘descrittivo’. Per i primi, si prenda ad esempio il caso della politica per la qualità o la definizione del campo di applicazione, la norma indica che essa deve essere disponibile e mantenuta come informazione documentata. In questi casi significa che è richiesto che vi sia un documento che mantenga tale informazione; tipicamente il modo migliore è farlo in forma scritta. La documentazione da conservare è invece tipicamente quella derivante da registrazioni documentali. Ad esempio, nella stessa norma sono informazioni documentate da conservare le evidenze delle competenze interne all’organizzazione possedute dalle persone che vi lavorano, piuttosto che le attività di controllo della progettazione e sviluppo, le evidenze circa la natura delle non conformità e delle azioni correttive intraprese ecc.