Conservare e mantenere sono due termini che ricorrono nella nuova norma UNI EN ISO 9001:2015, nel quadro di una ‘deregulation’ che il nuovo standard prevede rispetto alla gestione del sistema documentale. La norma infatti non prevede più alcuni specifici documenti obbligatori quali il Manuale Qualità o alcune procedure documentate.
La documentazione prende ora il nome di ‘informazione documentata’, sollevando altresì l’organizzazione dall’obbligo della unica forma scritta e ampliando così le forme del documentare (es. audio, video, immagini ecc.). Vi sono tuttavia alcune informazioni documentate che devono essere ‘conservate’, devono cioè prescrittivamente assumere una formalizzazione (non importa se su supporto cartaceo o digitale). Queste informazioni documentate sono pochissime e riguardano essenzialmente:
- Lo scopo e campo di applicazione del SGQ
- La definizione dei processi e le interazioni tra processi
- La politica della qualità
- Gli obiettivi della qualità
Come abbiamo già sottolineato in un altro articolo, “Tuttavia la nuova norma indica come l’organizzazione debba includere nel sistema di gestione le informazioni documentate che l’organizzazione determina necessarie per l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.”
Se queste sono le informazioni documentate da ‘conservare’, l’organizzazione deve poi procedere a mantenere altre pertinenti informazioni documentate atte a dare evidenza del funzionamento del sistema. Si tratta quindi delle ‘vecchie’ registrazioni che devono quindi essere mantenute come informazione documentata, in più punti segnalate dalla nuova norma.
