Ci sono diverse cose che non possono mancare nel preparare un audit di verifica di accreditamento o di un sistema qualità. Ecco sette aspetti importanti da considerare:

1. Documentazione: Assicurati di avere accesso a tutta la documentazione necessaria, inclusi manuali di qualità, procedure, politiche, moduli di registrazione, report, e qualsiasi altra documentazione pertinente. Verifica che la documentazione sia completa, aggiornata e in linea con gli standard di qualità richiesti.
2. Personale: Raccogli informazioni sul personale coinvolto nel processo di qualità e verifica che siano adeguatamente qualificati ed addestrati. Assicurati che il personale chiave sia presente durante l’audit.
3. Risorse: Assicurati che siano disponibili tutte le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi di qualità. Queste risorse potrebbero includere attrezzature, tecnologie, materiali, e risorse umane.
4. Procedure operative standard: Verifica che le procedure operative standard (SOP) siano implementate e che siano seguite correttamente. Le SOP devono essere in linea con gli standard di qualità richiesti e dovrebbero essere documentate in modo adeguato.
5. Monitoraggio e misurazione: Verifica che il monitoraggio e la misurazione delle attività di qualità siano regolarmente eseguiti e che siano documentati. Inoltre, assicurati che le attività di monitoraggio e misurazione siano effettivamente utilizzate per migliorare il processo di qualità.
6. Risultati: Verifica che i risultati delle attività di qualità siano documentati in modo completo e accurato. Assicurati che vengano eseguiti analisi statistiche sui dati raccolti per valutare la conformità ai requisiti di qualità.
7. Azioni correttive e gestione del rischio: Assicurati che le azioni correttive e la gestione del rischio siano state implementate in modo efficace e che siano documentate. Le azioni correttive dovrebbero essere finalizzate a prevenire la ripetizione di problemi o situazioni di non conformità. La gestione del rischio, che investe tutti i processi aziendali, è la modalità per prevenire o affrontare minacce e opportunità per l’organizzazione. Nei nuovi sistemi rende non più necessarie le cosiddette azioni preventive.

In generale, per preparare un audit di verifica di accreditamento o di un sistema qualità, è importante fare una valutazione completa del sistema di qualità e garantire che sia in linea con gli standard richiesti. Questo richiede una pianificazione accurata, una comunicazione efficace e un’analisi attenta dei dati e della documentazione disponibile.

Non dimenticare la gestione del rischio

Nel campo della gestione della qualità, si sta spostando l’attenzione dalle sole azioni correttive e preventive a una più ampia gestione del rischio che coinvolge tutti i processi organizzativi, come si diceva poco sopra. È uno degli aspetti che più facilmente viene posto in secondo piano o relegato talora ad una compilazione piuttosto formale di qualche schema di monitoraggio e valutazione finale che, al riscontro dei fatti, non sempre poi è basato su evidenze e base dati riscontrata. Su questo aspetto occorre invece qualificare l’attività di preparazione alle verifiche di accreditamento e qualità, perché costituiscono un’occasione utile per l’organizzazione per focalizzare meglio gli aspetti di gestione e i processi che presentano margini di miglioramento a partire da una valutazione attenta del rischio, sia esso positivo che negativo.
In questo contesto, la gestione del rischio diventa una parte integrante del sistema di gestione della qualità e deve essere considerata in tutti i suoi aspetti, non solo come una fase successiva alle non conformità o agli incidenti.
Pertanto, nell’ambito di un audit di verifica di accreditamento o di un sistema di gestione della qualità, è importante valutare come l’organizzazione gestisce il rischio in tutti i suoi processi, non solo quelli relativi alla qualità del prodotto o del servizio offerto.
Ciò significa che l’organizzazione deve identificare, valutare e gestire i rischi in modo proattivo, utilizzando un approccio basato sui dati e sulla valutazione continua. Inoltre, è necessario che le misure di gestione del rischio siano integrate in tutte le attività dell’organizzazione, dai processi operativi alla pianificazione strategica.
In sintesi, la gestione del rischio dovrebbe diventare un’attività quotidiana dell’organizzazione, finalizzata a garantire che i rischi siano identificati e gestiti in modo proattivo, riducendo la probabilità di incidenti e non conformità.