A chi è capitato di dover procedere a informatizzare un determinato processo documentale ha dovuto fare i conti con una realizzazione non banale. Generalmente le imprese, non solo per la tenuta della contabilità e delle paghe, ma anche per la gestione dei propri processi produttivi o di erogazione dei servizi, tendono sempre più ad utilizzare software gestionali, oggi tra l’altro accessibili con applicazioni anche da mobile. Tuttavia, molte organizzazioni mantengono ancora oggi sistemi documentali cartacei o ibridi tra cartaceo e informatizzato/digitalizzato.

In ogni caso il passaggio da cartaceo a digitale non è per nulla banale in un’organizzazione:

• Anzitutto per la scelta del software, sia esso standard o da costruire totalmente personalizzato sulle esigenze proprie dell’azienda
• In secondo luogo nella progettazione stessa, laddove spesso non è facile rappresentare le esigenze dell’azienda ai tecnici informatici, e andare così ad individuare le cosiddette specifiche tecniche del software come lo si desidera
• In terzo luogo nella fase di sperimentazione, in cui solitamente si mantiene in uso la vecchia forma cartacea e si testa quella informatizzata
• In ultima istanza, non per importanza, per le implicazioni in termini di gestione del cambiamento nell’uso di strumenti informatici e digitali e per la necessaria formazione e l’addestramento indispensabile degli operatori

Tutto questo implica una pianificazione dettagliata e un coordinamento che non può essere lasciato alla buona volontà degli users. L’alta direzione deve disporre risorse non solo nel senso di mettere a disposizione i software e i servizi tecnici, ma impostare una politica e azioni specifiche che assecondino il cambiamento in azienda, facilitino l’applicazione e l’apprendimento da parte del personale, assicurino la sicurezza delle informazioni e consentano un rapido intervento correttivo nel caso di malfunzionamenti e bug soprattutto nella fase di test.