Nell’ambito organizzativo, laddove cioè sono definiti con precisione ruoli, autorità e responsabilità (come prescrive il punto 5.3 della nuova norma UNI EN ISO 9001:2015) la delega è un’autorizzazione, generalmente limitata nel tempo e nella operatività, a svolgere determinate mansioni, a gestire specifiche pratiche o a compiere determinati atti.
La delega implica naturalmente che l’entità emittente abbia la dovuta autorità e responsabilità per poter delegare e che il delegato non solo ne sia messo adeguatamente a conoscenza e abbia recepito la delega, ma ne sia edotto rispetto al compimento delle azioni da essa previste. Inoltre, è necessario che il delegato verifichi in concreto che, nel compimento degli atti a lui delegati, egli abbia effettivamente sufficiente delega per poterli compiere e ne renda quindi conto al delegante nelle forme e nei modi appropriati. D’altro canto al delegante resta in capo il compito di vigilare sugli atti compiuti dal delegato per suo conto.
Un sistema di deleghe per così dire ‘strutturali’ va a formare la matrice delle responsabilità tra le diverse autorità nell’organizzazione. Affinché vi sia un chiaro esercizio delle deleghe, anche a livello operativo, è necessario che l’organizzazione predisponga un sistema di gestione appropriato, non necessariamente in forma scritta, ma evidentemente conosciuto e applicato dagli addetti. In questo senso è sempre opportuno dotarsi non solo di una matrice di responsabilità, ma anche di mansionari per le diverse figure presenti all’interno dell’organizzazione.