La formazione è solitamente uno dei processi aziendali/organizzativi che rientra tra quelli di supporto ai processi principali di produzione di beni od organizzazione di servizi. Sempre più tuttavia la qualità deriva da un apporto sempre più qualificato delle persone impiegate nei processi di produzione. Per questo, ancorché possa restare come processo di supporto, la formazione del personale, risulta una leva strategica per assicurare le necessarie competenze all’interno dell’organizzazione.
Il punto 7.2 della nuova norma UNI EN ISO 9001:2015 si centra sul capitolo delle competenze, prescrivendo la necessità per l’organizzazione anzitutto di determinarle. In secondo luogo l’organizzazione deve assicurare che le persone siano competenti sulla base di istruzione, formazione o esperienza appropriate e provvedere a far conseguire le dovute competenze laddove sia necessario.
Il termine formazione (nella norma internazionale in lingua inglese ‘training’) è da intendersi nella più ampia accezione e quindi inserendo sia la formazione cosiddetta obbligatoria (derivante cioè da norme cogenti), sia quella volontaria; quella di tipo teorico e quella di carattere addestrativo.
In quanto processo aziendale, anche la formazione naturalmente non si sottrae alla logica della pianificazione e della gestione per processi e dev’essere quindi strutturata su tale base. Le informazioni documentate relative all’acquisizione delle competenze derivanti ad esempio dalla formazione devono essere conservate come tali. Si tratta cioè di documentare con appropriate registrazioni documentali in documenti d’uso (cartacei o digitali) lo svolgimento delle attività e le informazioni inerenti l’acquisizione delle competenze da parte del personale.