Secondo la definizione della UNI EN ISO 9000:2005 la procedura è un “modo specificato per svolgere un’attività o un processo”.
Una procedura si caratterizza quindi anzitutto per una descrizione della sequenza di attività, logicamente e cronologicamente connesse. Essa inoltre individua il responsabile e il campo della sua applicazione, nonché le modalità di controllo.
La procedura può essere documentata o meno, nel senso che all’interno dell’organizzazione possono essere applicate correttamente ed efficacemente procedure non scritte e non per questo non valide. Le procedure sono generalmente contenute nel Manuale Qualità o da esso richiamate (era obbligatorio con la vecchia versione della norma, con la ISO 9001:2015 laddove viene adottato il MQ, generalmente sono da esso richiamate).